Τι μπορεί να κάνει το kosmos Autopilot;

Δείτε τα τέσσερα παραδείγματα που ακολουθούν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τεχνολογικό υπόβαθρο διαβάστε το επόμενο ανάλογο έντυπο.

Παράδειγμα (1)

Κατευθύνεστε σε μία επαγγελματική συνάντηση οδηγώντας το αυτοκίνητό σας.  Σκέπτεστε τα επιχειρήματα που θα αναπτύξετε εκεί. Η οδήγηση σας απασχολεί ελάχιστα (όσο χρειάζεται!). Αν πρέπει να φρενάρετε επάνω στην επόμενη στροφή θα σας κρατήσει το ABS. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μην μείνετε από καύσιμα γιατί υπάρχει η ανάλογη ένδειξη. Για την υπέρβαση του ορίου ταχύτητας επίσης δεν χρειάζεται να ανησυχείτε. Ούτε για ανοικτές πόρτες, ούτε για τον αερόσακο, ούτε για τις ζώνες ασφάλειας, … Σε μία μεγάλη γκάμα γεγονότων και καταστάσεων που μπορούν να συμβούν κατά την οδήγηση ο κατασκευαστής του αυτοκινήτου έχει φροντίσει, μέσω αυτοματισμών, είτε να σας το «δείξει» και να αναλάβετε να πραγματοποιήσετε εσείς την ανάλογη ενέργεια, είτε να «δράσει» με τρόπο εκ των προτέρων προγραμματισμένο αλλά αποδεκτό από εσάς.

Αν συμφωνείτε ότι μια επιχείρηση είναι ένας οργανισμός πολύ πιο σύνθετος από ένα αυτοκίνητο (αλλά και πολυτιμότερος γιατί αφορά κατά κανόνα τις «ζωές» περισσότερων ανθρώπων) τότε θα πρέπει να έχετε την αυτονόητη απαίτηση να ενσωματώνει ένα, αναλόγου επιπέδου, σύστημα αυτοματισμών. Το σύστημα αυτό θα εξασφάλιζε, όπως στο παράδειγμα της «οδήγησης», λιγότερο προβληματισμό για την καθημερινότητα στην επιχείρηση και περισσότερο χρόνο για την παραπέρα ανάπτυξή της.

Ποιοι θα μπορούσαν να είναι οι ανάλογοι αυτοματισμοί και ενδείξεις για το «όχημα» της επιχείρησης; Αναφέρονται ενδεικτικά ορισμένοι (παρ’ όλη την βεβαιότητα ότι έχετε ήδη διαμορφωμένο έναν πολύ μεγαλύτερο και ειδικότερο κατάλογο επ’ αυτού!)

Σε αυτό το σημείο μπορεί να αναρωτηθείτε «Υπάρχει τόση πολλή πληροφορία διαθέσιμη έτσι ώστε να έχουμε μια τέτοια δυνατότητα;» Η απάντηση είναι ΝΑΙ. Οι χρήστες του ERP της επιχείρησης (καθώς και κάθε άλλης εφαρμογής που αποθηκεύει δεδομένα) με τις δεκάδες καταχωρήσεις που εκτελούν κάθε ημέρα κυριολεκτικά «πλημυρίζουν» με πληροφορία την επιχείρηση μεταβάλλοντας την «κατάστασή» της. Απλώς αυτή η πληροφορία χρειάζεται την παρουσία του kosmos Autopilot για να «αντληθεί», να «διαμορφωθεί» και να κατευθυνθεί «άμεσα» (σε πραγματικό χρόνο) στους συνεργάτες της επιχείρησης. Αυτή η ροή πληροφορίας μπορεί να ξεπεράσει τα «όρια» της επιχείρησης μέσα από την χρήση του Internet (HTML e-mail) και της κινητής τηλεφωνίας (SMS). Επίσης η πληροφορία μπορεί να κατευθυνθεί σε άτομα ονομαστικά (Χρήστος, Κώστας,…) αλλά και σε θέσεις στην επιχείρηση (Γενικός Διευθυντής, Οικονομικός Διευθυντής, Αποθηκάριος,…) υλοποιώντας έτσι εκ των πραγμάτων το οργανόγραμμα της επιχείρησης.

Αυτό που περιγράφηκε παραπάνω αφορά την δυνατότητα Business Activity Monitoring του kosmos Autopilot. (kosmos BAM)

Πως μπορείτε εσείς να ξεκινήσετε κάτι ανάλογο; Δεν είναι απαραίτητο να αυτοματοποιήσετε την παρακολούθηση κάθε μεγέθους ή κατάστασης. Μπορείτε να ξεκινήσετε με τα σημαντικότερα και κατόπιν να «αναβαθμίσετε» προς περισσότερους και συνθετότερους αυτοματισμούς.

Παράδειγμα (2)

Βρίσκεσθε στην είσοδο μιας δημόσιας «υπηρεσίας» για την έκδοση του πιστοποιητικού Χ που χρειάζεται η επιχείρηση. Παίρνετε βαθιά ανάσα και ξεκινάτε…Μετά από κάποιες ημέρες (μήνες;) έχετε το πιστοποιητικό στα χέρια σας. Και αυτό αφού πρώτα «χρησιμοποιηθήκατε» ως κλητήρας της υπηρεσίας περιφερόμενος από γραφείο σε γραφείο με ένα πακέτο έγγραφα στα χέρια (που άλλοτε μεγάλωνε και άλλοτε μίκραινε), αφού σας «μάλωσαν» γιατί απευθυνθήκατε στον υπάλληλο Α και όχι στον υπάλληλο Β, αφού πήγατε στην τράπεζά σας, στον δικηγόρο σας…τελικά έχετε το πιστοποιητικό Χ στα χέρια σας.

Αυτό που σε γενικές γραμμές περιγράψαμε είναι η «Διαδικασία Έκδοσης Πιστοποιητικού Χ» όπως την «υλοποιεί» το δημόσιο της χώρας που ζούμε.

Σκεπτόμενος εντελώς λογικά θα προτείνατε να υποβάλλετε την αίτηση ηλεκτρονικά (να εκκινήσετε την διαδικασία). Κατόπιν τα έγγραφα (σε ηλεκτρονική πάντα μορφή) θα μετακινούνται από υπάλληλο σε υπάλληλο (ανάλογα με την θέση τους στο οργανόγραμμα της υπηρεσίας), εμφανιζόμενα σε αυτούς ως «εισερχόμενες εργασίες» στις οθόνες των υπολογιστών τους. Στο ενδιάμεσο διάστημα (και έως ότου παραλάβετε ηλεκτρονικά το πιστοποιητικό σας) έχετε την δυνατότητα στην οθόνη του υπολογιστή σας να δείτε σε ποιο «στάδιο» βρίσκεται η αίτησή σας (σε ποιόν υπάλληλο και τι κάνει για αυτήν).

Μοιάζει φανταστική εκδοχή; Με το kosmos Autopilot μπορεί να γίνει πραγματικότητα!

Στην επιχείρηση για την οποία εργάζεσθε σίγουρα δεν υλοποιείτε τις διαδικασίες σας με τον πρώτο τρόπο (εκτός και αν είστε το «απόλυτο μονοπώλιο»). Τις υλοποιείτε όμως με τον «ηλεκτρονικό»; Και σε ποιόν βαθμό;

Το kosmos Autopilot μπορεί να «αυτοματοποιήσει» μία διαδικασία, όσο σύνθετη και αν είναι αυτή. Επιτρέπει σε μία διαδικασία να εκκινήσει από έναν συνεργάτη της επιχείρησης ή και αυτόματα (όταν π.χ. το απόθεμα στην αποθήκη πέσει κάτω από ένα όριο να εκκινήσει αυτόματα την διαδικασία παραγγελίας προς το τμήμα παραγωγής). Το kosmos Autopilot γνωρίζει εκ των προτέρων την διαδικασία, το ποιους εμπλέκει σε αυτήν και σε ποιο στάδιο. Επίσης μπορεί να αλλάξει δυναμικά την ροή της διαδικασίας ανάλογα με τα δεδομένα που θα προκύψουν στα προηγούμενα στάδια (π.χ. διαδικασία «μικρής» ή «μεγάλης» παραγγελίας).

Το kosmos Autopilot εμφανίζει στο παράθυρο «εισερχομένων εργασιών» κάθε εμπλεκόμενου χρήστη τις φόρμες ή και τα έγγραφα που είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν (διαβαθμίζοντας ορισμένες πληροφορίες με το να τις κάνει αόρατες ή αμετάβλητες). Η ανάθεση εργασιών γίνεται με χρήση θέσεων από το οργανόγραμμα (Πωλητής, Αποθηκάριος,…) ή ονομαστικά (Χρήστος, Κώστας,…). Τελειώνοντας ο χρήστης την εργασία του, αυτή αυτόματα δρομολογείται στον επόμενο ή τους επόμενους από το kosmos Autopilot.

Για κάθε διαδικασία που «τρέχει» (π.χ. κάθε παραγγελία μέσα στην επιχείρηση) το kosmos Autopilot ορίζει και έναν χρήστη σαν «διαχειριστή» της διαδικασίας. Αυτός ο χρήστης έχει την δυνατότητα να δει σε ποίο στάδιο βρίσκεται η διαδικασία (ποίος χρήστης και τι κάνει) καθώς και τι έγινε στα προηγούμενα βήματα της διαδικασίας και από ποιους (τηρώντας εκτός των άλλων χρόνους έναρξης και τερματισμού).

Με το kosmos Autopilot οι συνεργάτες της επιχείρησης απαλλάσσονται από το καθήκον της «δρομολόγησης» της πληροφορίας από θέση σε θέση καθώς και από την «υπερβάλλουσα» επικοινωνία για ανταλλαγή τυπικών στοιχείων της διαδικασίας. Ουσιαστικά το kosmos Autopilot κρατά τους  συνεργάτες της επιχείρησης ως «ειδικούς» (experts) στον τομέα τους, απαλλάσσοντάς τους από κάθε «πάρεργο» σε σχέση με την κυρίως δραστηριότητά τους.

Η διοίκηση της επιχείρησης από την άλλη πλευρά έχει μια «καθαρή» εικόνα σε σχέση με το τι συμβαίνει εκείνη την στιγμή στην επιχείρηση (ποιες διαδικασίες τρέχουν και σε ποιο στάδιο βρίσκονται).

Αυτό που περιγράφηκε παραπάνω αφορά την δυνατότητα Business Process Management του kosmos Autopilot. (kosmos BPM)

Πως μπορείτε εσείς να ξεκινήσετε κάτι ανάλογο; Δεν είναι απαραίτητο να αυτοματοποιήσετε κάθε διαδικασία της επιχείρησης. Μπορείτε να ξεκινήσετε με την σημαντικότερη και κατόπιν να προχωρήσετε στην αυτοματοποίηση των επόμενων.

Παράδειγμα (3)

Έχετε στα χέρια σας τα ντοσιέ με το ISO της επιχείρησης. Αν πιστεύετε (χωρίς εισαγωγικά) στην αναγκαιότητα του ISO σε μια επιχείρηση αξίζει τον κόπο να διαβάστε και παρακάτω. Συνεχίζοντας τον συλλογισμό σχετικά με το ISO ερχόμαστε αντιμέτωποι με ένα μεγάλο πρόβλημα σχετικά με αυτό. Την εφαρμογή του! Είναι ΜΕ ΧΑΡΤΙΑ! (παραμένοντας έτσι στον αιώνα τον άπαντα «στα χαρτιά»)

Και όμως στα ντοσιέ που κρατάτε υπάρχουν όλες οι Διαδικασίες που μπορούν να «τρέξουν» μέσα στην επιχείρηση (ή τουλάχιστον οι περισσότερες). Οι Φόρμες που απαιτείται να συμπληρωθούν (όταν οι διαδικασίες θα τρέχουν) καθώς και οι Οδηγίες για την Διαδικασία και την συμπλήρωση των Φορμών. Εκτός από αυτά υπάρχει και το Οργανόγραμμα της επιχείρησης με τις θέσεις (Οικονομικός Διευθυντής, Πωλητής, Αποθηκάριος,…) Λοιπόν αυτά τα τέσσερα πράγματα (Διαδικασίες, Φόρμες, Οδηγίες και Οργανόγραμμα)  είναι πρώτης τάξεως υλικό για την τροφοδότηση του kosmos Autopilot και την υλοποίηση ενός ηλεκτρονικού και αυτοματοποιημένου ISO.

Στο παράθυρο «εισερχομένων εργασιών» του χρήστη εμφανίζονται όχι μόνο οι φόρμες της ανάλογης διαδικασίας αλλά και τα έγγραφα Οδηγιών για την συγκεκριμένη φόρμα και διαδικασία. Με αυτόν τον τρόπο το ISO «τρέχει» από μόνο του, χωρίς να χρειάζεται ιδιαίτερη εκπαίδευση των χρηστών επάνω σε αυτό.

Αυτό που περιγράφηκε παραπάνω αφορά την δυνατότητα Business Process Management του kosmos Autopilot. (kosmos BPM)

Πως μπορείτε εσείς να ξεκινήσετε κάτι ανάλογο; Δεν είναι απαραίτητο να αυτοματοποιήσετε κάθε διαδικασία του ISO της επιχείρησης. Μπορείτε να ξεκινήσετε με την σημαντικότερη και κατόπιν να προχωρήσετε στην αυτοματοποίηση των επόμενων.

Παράδειγμα (4)

Βρίσκεσθε σε σύσκεψη όπου μεταξύ των άλλων αποφασίζεται να τεθούν ορισμένοι «κανόνες» και «όρια» σε διάφορα θέματα που αφορούν την επιχείρηση. Για παράδειγμα:

«Κάθε Τρίτη ο Υπεύθυνος Εισπράξεων θα βλέπει ποιοι πελάτες έχουν ακάλυπτο υπόλοιπο δύο (2) μηνών, αλλά μικρότερο από €2.000, και θα τους καλούν να προχωρήσουν σε πληρωμή»

«Μόλις το υπόλοιπο της τραπεζικής κατάθεσης στον λογαριασμό χχχ-χχχ-χχχ γίνει μικρότερο από €20.000 να ειδοποιείται ο Οικονομικός Διευθυντής για τις ανάλογες ενέργειες»

«Αν οι επιταγές που παίρνουμε από τους πελάτες μας ξεπεράσουν σαν μέσο χρόνο κάλυψης του 5 μήνες (150 ημέρες) τότε να με ειδοποιήσετε όπου και αν είμαι» λέει ο Γενικός Διευθυντής.

Έτσι λοιπόν κάθε Τρίτη (χωρίς να το ξεχάσει ποτέ) ο Υπεύθυνος Εισπράξεων θα φροντίζει να παίρνει την ανάλογη αναφορά και να επικοινωνεί με τους πελάτες. Ο Βοηθός Λογιστή θα πρέπει να βλέπει κάθε μέρα το υπόλοιπο της κατάθεσης και να ειδοποιεί αν είναι μικρότερο ενώ πιθανά ο ίδιος θα πρέπει, με βάση κάποια ανάλογη αναφορά να βλέπει τον μέσο χρόνο κάλυψης και να ειδοποιεί.

Τι θα μπορούσε το kosmos Autopilot να κάνει για τους παραπάνω κανόνες;

Κάθε Τρίτη στέλνει στο Υπεύθυνο Εισπράξεων  ένα email με τα υπόλοιπα που πληρούν τον παραπάνω κανόνα καθώς και τα στοιχεία επαφής τους ώστε να τηλεφωνήσει αμέσως. (Σε πιο προχωρημένη εκδοχή το kosmos Autopilot μπορεί να στείλει και email στους πελάτες με ανάλογο μήνυμα). Στον δεύτερο κανόνα, μόλις το υπόλοιπο (την ίδια ώρα) γίνει μικρότερο των €20.000 στέλνει email στον οικονομικό διευθυντή (συνοδευμένο με την καρτέλα κινήσεων του εν λόγω λογαριασμού). Στον Γενικό Διευθυντή στην περίπτωση των 150 ημερών στέλνει το ακόλουθο SMS «Λογιστήριο: Ημέρες κάλυψης επιταγών πελατείας > 150» καθώς και ένα email για να το σιγουρέψει.

Πλεονεκτήματα : Το kosmos Autopilot δεν ξεχνά ποτέ. Το εκτελεί αμέσως ή σχεδόν αμέσως και το σπουδαιότερο αφήνει στους συνεργάτες της επιχείρησης χρόνο για σημαντικότερα θέματα.

Αυτό που περιγράφηκε παραπάνω αφορά την δυνατότητα Business Rules Management System του kosmos Autopilot (kosmos BRMS) καθώς και την δυνατότητα Business Activity Monitoring (kosmos BAM) που είδαμε και παραπάνω.

Πως μπορείτε εσείς να ξεκινήσετε κάτι ανάλογο; Δεν είναι απαραίτητο να αυτοματοποιήσετε κάθε κανόνα που σας έρχεται στο μυαλό. Μπορείτε να ξεκινήσετε με τους σημαντικότερους και κατόπιν να «αναβαθμίσετε» προς περισσότερους και συνθετότερους κανόνες.